Liste mit Datensätzen in Outlook importieren?

16.03.2009: Die Vorbereitung ist hierbei aufwendiger als der eigentliche Import

Es hat sich als sinnvoll erwiesen, den Tabellenspalten Überschriften mitzugeben. Voraussetzung für den Importvorgang: Es liegt eine Datei vor, die importfähig ist. Diese ist entweder in Word zu erstellen als *.txt oder innerhalb von Excel.

Um eine als Wordtabelle vorliegende Liste umzuwandeln, sollten Sie die Tabelle zunächst umwandeln in einen Text, dessen Einträge durch Tabulatoren getrennt werden. Der entsprechende Befehl findet sich an folgender Stelle, die allerdings nur sichtbar ist, wenn Sie sich innerhalb der Tabelle befinden (besser noch: wenn Sie die Tabelle vollständig markiert haben):

Tabellentools | Layout | Daten | In Text konvertieren

Alternative: Tabelleninhalt über die Zwischenablage in Excel einfügen und anschließend den Import von dort vornehmen. Dabei ist darauf zu achten, dass Sie zuvor eine gemeinsame Bereichsangabe für die zu importierenden Adressdatensätze festlegen müssen wie z.B. "Import". Dies funktioniert in Excel 2007 durch Markieren aller zu importierenden Datensätze sowie über die rechte Maustaste und die Auswahl "Bereich benennen…". Sollten Sie eine Benennung spaltenweise vornehmen, wird dies zu einem Fehler beim Import führen. Eine zusätzliche Bereichsfestlegung ist jedoch ohne weiteres möglich.

Der eigentliche Import erfolgt durch die folgenden Schritte:

Outlook öffnen | Kontakte anklicken | Importieren/Exportieren…

Kontrollieren Sie vor dem eigentlichen Import ("Fertig stellen") die Zuordnung der Felder, um Missverständnisse auszuschließen.